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GIS Bausteine

GIS Berechtigungsworkflow

Jedem Unternehmen liegt eine Rechteverwaltung zu Grunde, die die Befugnisse einzelner Personen oder Funktionen in einer Organisation regelt, und je komplexer die Organisationsstruktur, desto komplexer die Handhabung dieser Befugnisse. Der GIS Berechtigungsworkflow unterstützt Sie bei allen Prozessen der Berechtigungsvergabe, -pflege und -steuerung und gewährleistet durch die hohe Transparenz der Rechtestruktur die Auskunftsfähigkeit bei Audits.

GIS Berechtigungsworkflow Produktflyer

GIS Reisekostenabrechnung (RKA)

Ein Mehr an Transparenz und ein Weniger an Zeit und Kosten – GIS RKA als ein Baustein bei der Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen

GIS RKA ermöglicht eine einfache und schnelle Reisekostenerfassung und –abrechnung: Die Reisekosten werden vom Reisenden oder einem Bevollmächtigten vollständig erfasst und unter Berücksichtigung aller geltenden gesetzlichen und steuerlichen Richtlinien geprüft und abge-
rechnet. Alle an dem Gesamtprozess beteiligten Instanzen – vom abrechnenden Mitarbeiter über das Controlling und die Buchhaltung bis hin zum Management – profitieren von den kurzen Bearbeitungszeiten, den automatisierten Abläufen und der Übersichtlichkeit der Daten.

GIS RKA Produktflyer

GIS CRM Bausteine

z.B. Mobile Auftragserfassung, Opportunity Management, Kontaktmanagement, Verträge, Spesenerfassung, Listung und Preisspiegel, Reklamationsmanagement

GIS ECM Gateway

ECM Gateway ist eine Anwendung für die Langzeit-Archivierung von Dokumenten und Dateianhängen aus Lotus Notes Datenbanken heraus.

Anwendungen und Mail-Datenbanken enthalten wichtige geschäftsrelevante Dokumente. Diese Informationen müssen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden. Spätestens mit Einführung der „Grundsätze zur Durchführung der Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU)“ kann der Steuerprüfer verlangen, dass elektronisch entstandene Dokumente auch elektronisch archiviert werden. Auch bei Rechtsstreitigkeiten kann die Vorlage von Geschäftsunterlagen für den Ausgang des Verfahrens entscheidend sein.

Die Produkte für das Enterprise-Content-Management (ECM) aus dem Hause IBM bieten eine verlässliche und skalierbare Grundlage für die Erfüllung von Anforderungen zur Langzeitarchivierung.

Das GIS ECM-Gateway bietet eine passgenaue Erweiterung der Archivierungsfunktionen. Als Bindeglied zwischen den zu archivierenden Notes-Anwendungen auf der einen und den Konvertierungs- und Archivierungsfunktionen auf der anderen Seite verringert es den Aufwand für die Einrichtung der Archivierung und erleichtert die Steuerung und Überwachung.

GIS ECM Gateway

GIS E-Mail Search

Bei der rasant zunehmenden Flut von E-Mails benötigen viele Unternehmen eine
Lösung zur Entlastung der Mail-Datenbanken von alten E-Mail-Dokumenten. Mit IBM CommonStore für Lotus Domino können diese Dokumente einfach und sicher in das Langzeitarchiv
IBM Content Manager überführt werden. Die Mitarbeiter müssen bei Bedarf jedoch
weiterhin schnell und einfach auf ihre archivierten Dokumente zugreifen können.

Diesen einfachen Archivzugriff für Ihre Mitarbeiter bietet der GIS-Baustein „E-Mail-
Search“. Über eine Aktionsschaltfläche im Posteingang und in den Ordnern
kann die Archivsuche jederzeit schnell aufgerufen werden.

GIS ECM Search

GIS Internet Content Management

GIS ICM ermöglicht die strukturierte Verwaltung aller Informationen Ihres Web-Auftritts mit Lotus Notes und ermöglicht darüber hinaus die gesamte Steuerung der Navigation.

Das GIS ICM bringt Dynamik in Ihren Internet Auftritt durch die eigenständige Pflege der Internet Inhalte, zu der keine HTML-Kenntnisse erforderlich sind. Außerdem steuern Sie die Dokumente den richtigen Zielgruppen durch die verschiedenen Zugriffslevel zu.

Zusätzlich kann eine GIS ICM Browserpflege erworben werden, die eine redaktionelle Bearbeitung über Browser ermöglicht.

GIS ICM Produktflyer

GIS Handbücher

unterstützt beim Aufbau von Dokumentationsdatenbanken und Qualitätsmanagementhandbüchern.

GIS Handbücher Produktflyer

GIS Signatur

Der Baustein GIS Signatur ermöglicht eine inhaltlich und formal einheitliche Gestaltung von
E-Mail-Signaturen über alle Mail-Datenbanken einer Domino-Domäne hinweg ohne Anpassung von Mail-Schablonen. Eine Signatur-Datenbank stellt aktuelle unternehmens- und benutzerspezifische Daten bereit, aus denen nach definierten Standards die E-Mail-Signaturen generiert werden.

GIS Signatur Produktflyer

GIS Shop

verwaltet Produktinformationen und stellt diese im Internet dar. Eine Warenkorbfunktion ermöglicht den Verkauf von Produkten.

GIS Shop Produktflyer

Abwesenheitsmanagement

Mit dem GIS Abwesenheitsmanagement können unterschiedlichste Formen der Abwesenheit durch die Anwender beantragt werden. In Abhängigkeit von der Abwesenheitsart durchläuft der Antrag einen entsprechenden Workflow und verschiedene Genehmigungsinstanzen.

AWM Produktflyer

GIS Vertrags-Datenbank

GIS Verträge ist eine Lotus Notes Datenbank zur Verwaltung von Verträgen unterschiedlichster Art. Die Anwendung ist sowohl für Verträge mit Lieferanten geeignet als auch für die Verwaltung von Verträgen mit Kunden, aus denen regelmäßige Berechnungen resultieren (z.B. Wartungsverträge). GIS Verträge erinnert an Ablauf/ Fristen, überwacht Vereinbarungen und gibt Kontrolle über Zahlen und Vertragsdaten - alles auch mobil auf dem Laptop. Durch zentrales Vertragsmanagement vermeiden Sie unnötige Zahlungen und finden die benötigten Daten schnell mit Hilfe intelligenter Suchfunktionen.

GIS Verträge bietet die Möglichkeit, neben der Vertragsdaten (wie Vertragsart, Vertragspartner, Vertragsnummer, Laufzeit, Status) auch die Berechnungen einzutragen und diese zu planen sowie Verantwortlichkeiten und Wiedervorlagen zu pflegen. Die relevanten Vertragsdokumente können als Anhang z.B. als PDF mit abgelegt werden.

Auszug des Funktionsumfangs der GIS Vertrags-DB Lösung:

Übersicht über alle Verträge nach Kategorien, Status, Fälligkeit, Verantwortung
Erfassung aller Vertragsdaten
Erfassung von geplanten und erledigten Berechnungen
Zuordnung von Verantwortlichen
Übersicht über alle erledigten und geplanten Berechnungen nach Kunden und nach Zeitraum
Erinnerungsfunktion an Vertragsablauf und wichtige Vertragsinhalte
Wiedervorlage von Vertragskündigungen und -verlängerungen mit E-Mail-Benachrichtigung
Mobile Verfügbarkeit der Verträge (beim Steuerberater, Rechtsanwalt, Verhandlungspartner, Bankgespräch usw.)
Volltextsuche inkl. der Vertragsanhänge
Berechtigungskonzept auf Vertrags- oder Einzeldokument-Ebene
Verlinkung von Verträgen, Verweise auf Verträge innerhalb der Vertragsverwaltung und von externen Notesanwendungen
Einfache Anbindung an Archivsysteme

GIS Mail-In (Mail-In-Verwaltung für zentrale Postfächer)

Der Baustein GIS Mail-In ermöglicht die gemeinsame Nutzung einer flexibel konfigurierbaren abteilungsweiten E-Mailbox, die über eine einzige E-Mail-Adresse angesprochen wird und eine automatisierte Zuordnung von eingehenden E-Mails zu Vorgängen, Kunden oder Bearbeitern erlaubt.

Alle an eine Service-Adresse gerichteten E-Mails laufen „ungefiltert“ in die Mail-In-Datenbank und werden von dort aus automatisiert gemäß bestimmten Regeln verarbeitet: Ein periodisch laufender Agent verwendet sog. „Nachrichtenfilter“, um die eingegangenen E-Mails zu sortieren und sie nach Zugehörigkeit oder Zuständigkeit in entsprechend konfigurierte Ordner zu verschieben.
Dabei kann der E-Mail-Header um zusätzliche Informationen erweitert werden, beispielsweise um einen Bearbeiter oder eine Kundennummer.
Die auf diese Weise vorsortierten E-Mails werden von der zuständigen Person zur Bearbeitung angenommen, nach Abschließen des Vorgangs als „erledigt“ gekennzeichnet und bei Bedarf archiviert.
Klar strukturierte Ansichten ermöglichen einen schnellen Überblick über die einzelnen Vorgänge und ihren Bearbeitungsstatus.