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E-Mail Journalarchivierung
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Laut Handelsgesetzbuch (HGB) §257 Abs.1 und Abs. 4 sind versandte und empfangene Handelsbriefe sechs Jahre lang aufzubewahren. Dabei muss der gesetzliche Zugriff auf diese Handelsbriefe, zu denen auch E-Mails gehören, sichergestellt bleiben. In der Praxis kann das z.B. im Falle eines Rechtsstreites dazu führen, dass Wirtschafts- oder Steuerprüfer bestehende E-Mail-Server und Postfächer des Unternehmens durchsuchen. Dies kann zu sehr hohen Kosten führen und – ob schuldig oder nicht – dem Unternehmen einen hohen Schaden zufügen.
Um im Falle eines Rechtsstreites nicht in Erklärungsnot zu geraten, ist die rechtssichere Archivierung des kompletten E-Mail-Verkehrs meist die einfachste und sicherste Lösung.
Die „Journaling“-Funktion in Notes- und Exchange-Umgebungen macht den Mitschnitt sämtlicher ein- und ausgehender E-Mails möglich. Mit aktiviertem Journaling wird von jeder E-Mail eine Kopie an ein Systempostfach gesandt. Mit Hilfe dieser Funktion kann also der komplette E-Mailverkehr in einem rechtssicheren Archiv abgelegt werden. Auf Anfrage von Wirtschafts- oder Steuerprüfern kann so über einen speziellen Rechercheclient schnell und kostengünstig geantwortet werden.
Technisch gestaltet sich diese Lösung so, dass zwischen E-Mail-System und Archiv eine Schnittstellenkomponente die E-Mails in das Archiv überführt. Dabei wird u.a. eine Dublettenprüfung vorgenommen und die Erstellung eines Volltextindexes vorbereitet. Die Objekte werden in einem Format abgelegt, welches für sehr schnelles Wiederauffinden aus großen Datenmengen optimiert ist. Über eine Recherche-Oberfläche werden die Objekte speziell berechtigten Auditoren angezeigt und können von diesen exportiert werden. |
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Artikel: E-Mail Journalarchivierung |  |
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